BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ——– Số: 10/2014/TT-BGDĐT

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ————— Hà Nội, ngày 11 tháng 4 năm 2014

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY ĐỊNH THỦ TỤC CỬ NGƯỜI ĐI HỌC ĐẠI HỌC VÀ SAU ĐẠI HỌC Ở NƯỚC NGOÀI, THỦ TỤC GIA HẠN THỜI GIAN HỌC TẬP Ở NƯỚC NGOÀI VÀ THỦ TỤC TIẾP NHẬN LƯU HỌC SINH VỀ NƯỚC

BỘ TRƯỞNG BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

• Căn cứ Nghị định số 32/2008/NĐ-CP ngày 19/3/2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Giáo dục và Đào tạo;
• Căn cứ Nghị quyết số 66/NQ-CP ngày 23/12/2010 của Chính phủ về việc đơn giản hóa thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Giáo dục và Đào tạo;
• Căn cứ Quyết định số 2439/QĐ-BGDĐT ngày 16/6/2010 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của các đơn vị thực hiện chức năng quản lý nhà nước thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo;
• Xét đề nghị của Cục trưởng Cục Đào tạo với nước ngoài,

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1.

Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định thủ tục cử người đi học đại học và sau đại học ở nước ngoài, thủ tục gia hạn thời gian học tập ở nước ngoài và thủ tục tiếp nhận lưu học sinh về nước.

Điều 2. 

Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Bãi bỏ các thủ tục quy định tại Quyết định số 2368/QĐ-BGD&ĐT ngày 09 tháng 5 năm 2007 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo, gồm:

1. Trình tự, thủ tục cử đi học, gia hạn và tiếp nhận cán bộ thuộc cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo và các đơn vị trực thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo đi học cao học và nghiên cứu sinh ở nước ngoài;
2. Trình tự, thủ tục cử lưu học sinh đi học và tiếp nhận lưu học sinh trở về đối với lưu học sinh ở các cơ quan, đơn vị không trực thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo.

Điều 3.

Chánh Văn phòng, Cục trưởng Cục Đào tạo với nước ngoài, Thủ trưởng các đơn vị thuộc cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo và các cá nhân, tổ chức có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

QUY ĐỊNH

THỦ TỤC CỬ NGƯỜI ĐI HỌC ĐẠI HỌC VÀ SAU ĐẠI HỌC Ở NƯỚC NGOÀI, THỦ TỤC GIA HẠN THỜI GIAN HỌC TẬP Ở NƯỚC NGOÀI VÀ THỦ TỤC TIẾP NHẬN LƯU HỌC SINH VỀ NƯỚC
(Kèm theo Quyết định số 740/QĐ-BGDĐT ngày 21/02/2012 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Cách thức nộp hồ sơ và trả kết quả thực hiện thủ tục hành chính

1. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính trong Quy định này nộp hồ sơ theo một trong các cách sau đây:
   1. Nộp trực tiếp tại trụ sở Cục Đào tạo với nước ngoài – Bộ Giáo dục và Đào tạo (21 Lê Thánh Tông, Hoàn Kiếm, Hà Nội);
   2. Gửi hồ sơ qua bưu điện theo hình thức phát chuyển bảo đảm (EMS, PTN, PCN, ..).
      • Hồ sơ phải có thông tin chi tiết về địa chỉ người nhận kết quả thực hiện thủ tục hành chính.
2. Trả kết quả thực hiện thủ tục hành chính

Việc trả kết quả thực hiện thủ tục hành chính trong Quy định này được thực hiện trực tiếp tại trụ sở Cục Đào tạo với nước ngoài hoặc qua bưu điện.

Người nộp hồ sơ trực tiếp có quyền yêu cầu trả kết quả thực hiện thủ tục hành chính qua bưu điện.

Người yêu cầu trả kết quả thực hiện thủ tục hành chính qua bưu điện phải cung cấp địa chỉ nơi nhận rõ ràng và chính xác trong hồ sơ.

Trong trường hợp cần thiết, đối với một số loại giấy tờ như giấy triệu tập và quyết định cử người đi học nước ngoài có thể được Cục Đào tạo với nước ngoài quét dữ liệu (scan) gửi trước qua thư điện tử và bản chính được gửi thư phát chuyển nhanh bảo đảm đến địa chỉ người đăng ký nhận.

Điều 2. Hình thức công khai các thủ tục hành chính

Ngoài hình thức công khai bắt buộc trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính, các thủ tục hành chính trong Quy định này được công khai theo các hình thức sau đây:

1. Đăng tải trên trang thông tin điện tử của Bộ Giáo dục và Đào tạo (www.moet.gov.vn) và trang thông tin điện tử của Cục Đào tạo với nước ngoài (www.vied.vn ).
2. Niêm yết tại trụ sở Cục Đào tạo với nước ngoài.

Chương II

THỦ TỤC CỬ NGƯỜI ĐI HỌC Ở NƯỚC NGOÀI

Điều 3. Đối tượng thực hiện

Đối tượng thực hiện thủ tục cử người đi học ở nước ngoài là ứng viên được Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo (hoặc người được ủy quyền) phê duyệt trúng tuyển đi học ở nước ngoài bằng học bổng ngân sách nhà nước, học bổng Hiệp định hoặc học bổng khác của nước ngoài dành cho Việt Nam.

Điều 4. Hồ sơ đi học đại học ở nước ngoài bằng học bổng Ngân sách nhà nước

Ngoài hồ sơ đã nộp từ khi dự tuyển, hồ sơ đi học đại học ở nước ngoài bằng học bổng ngân sách nhà nước cần bổ sung thêm các loại giấy tờ sau:

1. Bản dịch hợp lệ văn bản thông báo tiếp nhận chính thức của cơ sở đào tạo nước ngoài trong đó có đầy đủ thông tin về bậc học, ngành học, thời gian học, thời điểm nhập học, mức học phí, bảo hiểm y tế và các loại phí bắt buộc khác liên quan đến khóa học (02 bản); thông báo về học bổng hoặc hỗ trợ tài chính của cơ sở đào tạo hoặc cơ quan/tổ chức/chính phủ nước ngoài đã cấp (nếu có) (02 bản);
2. Bản sao hợp lệ chứng chỉ ngoại ngữ tiếng Anh, Pháp hoặc ngoại ngữ khác đạt yêu cầu về điểm (hoặc trình độ) theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo và của cơ sở đào tạo nước ngoài (01 bản);
3. Giấy khám sức khỏe tổng thể do bệnh viện Trung ương/Tỉnh/Thành phố cấp trong đó chứng nhận đủ điều kiện về sức khỏe để đi học nước ngoài kèm theo các bản xét nghiệm không nhiễm HIV, viêm gan B và lao; ứng viên nữ cần có thêm kết quả xét nghiệm không có thai (01 bản);
4. Bản cam kết thực hiện nghĩa vụ của lưu học sinh (theo mẫu tại Phụ lục 1 hoặc Phụ lục 2) – 01 bản;
5. Bản cam kết tự thu xếp kinh phí (đối với trường hợp học phí vượt quá mức quy định) và toàn bộ chi phí khóa học bổ sung trước khi vào chương trình học chính thức (theo yêu cầu của cơ sở đào tạo nước ngoài) có chữ ký của người nhận bảo lãnh về tài chính (theo mẫu tại Phụ lục 3) – 01 bản.

Điều 5. Hồ sơ đi học sau đại học ở nước ngoài bằng học bổng Ngân sách nhà nước

Ngoài hồ sơ đã nộp từ khi dự tuyển, hồ sơ đi học sau đại học ở nước ngoài bằng học bổng ngân sách nhà nước cần bổ sung thêm các loại giấy tờ sau:

1. Bản dịch hợp lệ văn bản thông báo tiếp nhận chính thức của cơ sở đào tạo nước ngoài trong đó có đầy đủ thông tin về bậc học, ngành học, thời gian học, thời điểm nhập học, mức học phí, bảo hiểm y tế và các loại phí bắt buộc khác liên quan đến khóa học (02 bản); thông báo về học bổng hoặc hỗ trợ tài chính của cơ sở đào tạo hoặc cơ quan/tổ chức/chính phủ nước ngoài đã cấp (nếu có) (02 bản);
2. Bản sao hợp lệ các quyết định/hợp đồng tuyển dụng làm việc có thay đổi hoặc kéo dài thời hạn hơn so với các văn bản đã nộp khi dự tuyển;
3. Bản sao hợp lệ sổ bảo hiểm xã hội (đối với cán bộ hợp đồng), trường hợp chưa có sổ bảo hiểm xã hội thì thay bằng bảng kê quá trình đóng bảo hiểm xã hội có xác nhận của cơ quan công tác và cơ quan bảo hiểm xã hội;
4. Bản sao hợp lệ chứng chỉ ngoại ngữ tiếng Anh, Pháp hoặc ngoại ngữ khác đạt yêu cầu về điểm (hoặc trình độ) theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo và của cơ sở đào tạo nước ngoài (01 bản);
5. Giấy khám sức khỏe tổng thể do bệnh viện Trung ương/Tỉnh/Thành phố cấp trong đó chứng nhận đủ điều kiện về sức khỏe để đi học nước ngoài kèm theo các bản xét nghiệm không nhiễm HIV, viêm gan B và lao; ứng viên nữ cần có thêm kết quả xét nghiệm không có thai (01 bản);
6. Bản cam kết thực hiện nghĩa vụ của lưu học sinh (theo mẫu tại Phụ lục 1 hoặc Phụ lục 2) – 01 bản;
7. Bản cam kết tự thu xếp kinh phí đối với trường hợp học phí vượt quá mức quy định và toàn bộ chi phí khóa học bổ sung trước khi vào chương trình học chính thức (theo yêu cầu của cơ sở đào tạo nước ngoài) có chữ ký của người nhận bảo lãnh về tài chính (theo mẫu tại Phụ lục 3) – 01 bản.

Điều 6. Hồ sơ đi học đại học, sau đại học tại Hoa Kỳ, Pháp và các nước SNG bằng học bổng ngân sách nhà nước

Ngoài các giấy tờ quy định tại Điều 4, Điều 5 Quy định này, hồ sơ đi học đại học, sau đại học tại Hoa Kỳ, Pháp và các nước SNG bằng ngân sách nhà nước cần có thêm các giấy tờ sau:

1. Đối với người đi học tại Hoa Kỳ: bản sao và bản dịch hợp lệ Form visa F-1 hoặc J-1– 02 bản sao và 02 bản dịch;
2. Đối với người đi học tại Pháp: bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận cấp bảo hiểm xã hội của Đại sứ quán Pháp tại Việt Nam (nếu có) – 02 bản;
3. Đối với người đi học tại các nước SNG: bản sao và bản dịch hợp lệ Hợp đồng đào tạo (nếu có) – 02 bản sao và 02 bản dịch;

Điều 7. Hồ sơ đi học đại học, sau đại học ở nước ngoài bằng học bổng Hiệp định và học bổng khác của nước ngoài dành cho Việt Nam

Hồ sơ đi học đại học, sau đại học ở nước ngoài bằng học bổng Hiệp định, học bổng khác của nước ngoài dành cho Việt Nam gồm các giấy tờ quy định tại Điều 4, Điều 5 Quy định này và một số giấy tờ khác do phía nước ngoài thông báo hằng năm. Cục Đào tạo với nước ngoài – Bộ Giáo dục và Đào tạo công bố công khai yêu cầu về các loại giấy tờ quy định nộp hồ sơ dự tuyển theo từng chương trình học bổng và đăng tải chính thức trên các trang thông tin điện tử của Bộ Giáo dục và Đào tạo (www.moet.gov.vn) và Cục Đào tạo với nước ngoài (www.vied.vn).

Điều 8. Quy trình xử lý hồ sơ đi học ở nước ngoài

1. Quy trình xử lý hồ sơ đi học ở nước ngoài bằng học bổng ngân sách nhà nước và học bổng Hiệp định:
   • Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ;
   • Bước 2: Kiểm tra hồ sơ và nếu yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung (nếu có);
   • Bước 3: Cấp giấy triệu tập đi học ở nước ngoài;
   • Bước 4: Ra Quyết định cử và cấp học bổng đi học ở nước ngoài;
   • Bước 5: Chuyển trả Quyết định cho người đi học.
   • Đối với người đi học trình độ đại học tại nước ngoài thì không thực hiện Bước 3 trong Quy trình này.
2. Hồ sơ của sinh viên hoặc người chưa có cơ quan công tác đi học ở nước ngoài bằng học bổng khác của nước ngoài dành cho Việt Nam được xử lý theo Quy trình quy định tại Khoản 1 Điều này.
3. Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động theo hợp đồng đã có cơ quan công tác nếu trúng tuyển học bổng khác của nước ngoài dành cho Việt Nam thì Cục Đào tạo với nước ngoài – Bộ Giáo dục và Đào tạo gửi văn bản thông báo trúng tuyển cho cơ quan chủ quản để xem xét và quyết định việc cử người đi học ở nước ngoài.

Điều 9. Thời hạn giải quyết

1. Thời hạn giải quyết thủ tục cử người đi học ở nước ngoài bằng học bổng ngân sách nhà nước tối đa là 25 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Thời gian chỉnh sửa, bổ sung hoàn thiện hồ sơ không tính vào thời hạn giải quyết.
2. Thời hạn giải quyết thủ tục cử người đi học nước ngoài bằng học bổng Hiệp định, học bổng khác của nước ngoài dành cho Việt Nam tùy thuộc vào thời gian trả lời kết quả xét cấp học bổng của phía nước ngoài. Trong thời gian 15 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận kết quả cấp học bổng của phía nước ngoài, Cục Đào tạo với nước ngoài có trách nhiệm cấp giấy triệu tập đi học ở nước ngoài cho cán bộ trúng tuyển, Quyết định cử đi học đối với sinh viên và người chưa có cơ quan công tác trúng tuyển hoặc gửi văn bản thông báo trúng tuyển cho cơ quan công tác và cán bộ trúng tuyển để chủ động giải quyết thủ tục đi học ở nước ngoài trong trường hợp học bổng không phải cấp bù kinh phí diện Hiệp định do Bộ Giáo dục và Đào tạo quản lý.

Chương III

THỦ TỤC GIA HẠN THỜI GIAN HỌC TẬP Ở NƯỚC NGOÀI

Điều 10. Đối tượng thực hiện

Lưu học sinh được cử đi học ở nước ngoài phải kéo dài thời gian học tập để hoàn thành chương trình đào tạo.

Điều 12. Hồ sơ gia hạn học tập ở nước ngoài

Lưu học sinh đề nghị gia hạn học tập ở nước ngoài nộp 01 bộ hồ sơ gồm các giấy tờ sau:

1. Đơn xin gia hạn thời gian học tập trong đó nêu rõ lý do, thời gian xin gia hạn, nguồn kinh phí cho việc học tập trong thời gian gia hạn (theo mẫu tại Phụ lục 4);
2. Báo cáo kết quả học tập từ khi bắt đầu học tập ở nước ngoài đến thời điểm xin gia hạn (theo mẫu tại Phụ lục 5);
3. Ý kiến của Đại sứ quán Việt Nam tại nước lưu học sinh đang theo học về việc gia hạn;
4. Văn bản của cơ sở giáo dục nước ngoài về việc lưu học sinh phải kéo dài thời gian học tập và kinh phí cho việc gia hạn;
5. Ý kiến của cơ quan chủ quản của lưu học sinh về việc gia hạn (đối với lưu học sinh là cán bộ, công chức, viên chức, người lao động theo hợp đồng).

Điều 13. Quy trình xử lý hồ sơ gia hạn học tập

• Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ;
• Bước 2: Kiểm tra hồ sơ và nêu yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung (nếu có);
• Bước 3: cấp quyết định gia hạn thời gian học tập ở nước ngoài;
• Bước 4: Chuyển trả Quyết định cho lưu học sinh.

Điều 14. Thời hạn giải quyết thủ tục gia hạn học tập

Thời hạn giải quyết thủ tục gia hạn thời gian học tập ở nước ngoài tối đa là 20 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Thời gian chỉnh sửa, bổ sung hoàn thiện hồ sơ không tính vào thời hạn giải quyết.

Chương IV

THỦ TỤC TIẾP NHẬN LƯU HỌC SINH VỀ NƯỚC

Điều 15. Đối tượng thực hiện

1. Lưu học sinh đi học ở nước ngoài đã hoàn thành chương trình đào tạo, tốt nghiệp về nước (sau đây gọi là lưu học sinh tốt nghiệp).
2. Lưu học sinh được cử đi học ở nước ngoài chưa hoàn thành chương trình đào tạo, chưa tốt nghiệp nhưng về nước; Lưu học sinh được cử đi học ở nước ngoài xin chuyển từ một trường nước ngoài về nước tiếp tục học tập (sau đây gọi là lưu học sinh chưa tốt nghiệp).

Điều 16. Hồ sơ tiếp nhận lưu học sinh về nước

1. Lưu học sinh tốt nghiệp về nước nộp 01 bộ hồ sơ gồm các giấy tờ sau:
   1. Báo cáo kết quả học tập của lưu học sinh (theo mẫu tại Phụ lục 6);
   2. Bản sao và bản dịch hợp lệ bằng tốt nghiệp, bảng kết quả học tập. Trường hợp chưa được cấp bằng thì nộp giấy chứng nhận đã hoàn thành khóa học kèm theo bảng điểm (đối với lưu học sinh tốt nghiệp trình độ đại học và thạc sĩ), xác nhận kết quả nghiên cứu, bảo vệ luận án (đối với lưu học sinh tốt nghiệp trình độ tiến sĩ).
   3. Giấy biên nhận đã nộp luận án cho Thư viện quốc gia Hà Nội hoặc Thư viện khoa học kỹ thuật thành phố Hồ Chí Minh (đối với lưu học sinh tốt nghiệp trình độ tiến sĩ).
2. Lưu học sinh chưa tốt nghiệp về nước nộp 01 bộ hồ sơ gồm các giấy tờ sau:
   1. Báo cáo của lưu học sinh về kết quả học tập từ khi bắt đầu học tập ở nước ngoài đến thời điểm về nước (theo mẫu tại Phụ lục 5);
   2. Bản sao và bản dịch hợp lệ văn bản xác nhận thôi học, lý do thôi học do cơ sở đào tạo nước ngoài và các cơ quan chức năng có thẩm quyền ở nước ngoài cấp;
   3. Ý kiến của Đại sứ quán Việt Nam ở nước sở tại về việc lưu học sinh chưa tốt nghiệp về nước;
   4. Ý kiến của cơ quan chủ quản về việc lưu học sinh chưa tốt nghiệp về nước (đối với lưu học sinh là cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng,… đi học);
   5. Bản sao và bản dịch hợp lệ bảng điểm hoặc giấy xác nhận kết quả học tập của lưu học sinh từ khi bắt đầu học tập ở nước ngoài đến thời điểm về nước;
   6. Đơn xin chuyển từ một trường học ở nước ngoài về học ở một trường tại Việt Nam (theo mẫu tại Phụ lục 7);
   7. Bản sao hợp lệ các văn bản về việc trúng tuyển, nhập học, kết quả học tập tại cơ sở đào tạo đại học, sau đại học ở Việt Nam trước khi đi học ở nước ngoài (nếu có).
3. Giấy tờ quy định tại điểm e Khoản 2 Điều này chỉ yêu cầu đối với lưu học sinh xin chuyển từ một trường nước ngoài về nước tiếp tục học tập.

Điều 17. Quy trình xử lý hồ sơ

• Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ;
• Bước 2: Kiểm tra hồ sơ và nêu yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung (nếu có);
• Bước 3: Ra văn bản tiếp nhận lưu học sinh về nước:
  • Giới thiệu về cơ quan công tác (đối với lưu học sinh đã có cơ quan công tác);
  • Giới thiệu liên hệ xin tuyển dụng (đối với lưu học sinh chưa có cơ quan công tác);
  • Chứng nhận đã tốt nghiệp về nước (đối với lưu học sinh tự túc hoặc lưu học sinh tiếp tục học lên trình độ cao hơn);
  • Giới thiệu về cơ sở giáo dục đã đồng ý tiếp nhận (đối với lưu học sinh được cử đi học tại nước ngoài xin chuyển từ một trường nước ngoài về nước tiếp tục học tập);
  • Thông báo về nghĩa vụ bồi hoàn kinh phí cho nhà nước (đối với trường hợp lưu học sinh chưa tốt nghiệp thuộc diện phải thực hiện nghĩa vụ bồi hoàn kinh phí theo quy định hiện hành);
• Bước 4: Chuyển trả kết quả cho lưu học sinh.

Điều 18. Thời hạn giải quyết thủ tục

Thời hạn giải quyết thủ tục tiếp nhận lưu học sinh về nước được quy định cụ thể như sau:

1. Đối với lưu học sinh tốt nghiệp về nước: tối đa là 20 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
2. Đối với lưu học sinh chưa tốt nghiệp về nước: tối đa là 25 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Thời gian chỉnh sửa, bổ sung hoàn thiện hồ sơ không tính vào thời hạn giải quyết.